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Praxis-Tipp: Eigenes Verfahrensverzeichnis führen

Ein Tipp für Betroffene: Führt ein Verzeichnis der Stellen, die eure Daten speichern. Selbstverständlich ist es nicht Aufgabe des Betroffenen, sich um den Datenschutz bei verarbeitenden Stellen zu kümmern, doch kann ein mündiger Vebraucher seine unabdingbaren Rechte auf Auskunft, Löschung und ggfs. Sperrung nur nutzen, wenn er auch weiss, wo er erfasst ist. Ein kleiner Tipp – der viel Arbeit aber auch viel Sicherheit bedeuten kann.

Der Anfang ist leicht: Man erstellt eine Tabelle in der später die Stellen vermerkt werden, bei denen man erfasst ist. eine solche Tabelle ist etwa mit Word schnell erstellt und ausgedruckt. Ich empfehle folgende Spalten:

  • ID: Eine fortlaufende Zahl
  • Datum: Das Datum zu dem man (vermeintlich) dort erfasst wurde
  • Anfrage: Datum zu dem man ggfs. eine Anfrage gestellt hat
  • Verarbeitende Stelle: Name der Stelle ggfs. mit Kommentaren (Zweck der Speicherung etc)
  • Gelöscht/Gesperrt: Eine Spalte in der man ein Häkchen setzt wenn man gelöscht wurde

Diese Tabelle kann man ausdrucken und dann ausfüllen. Das Ziel ist dabei nicht, einmal schnell zu erfassen wo man gespeichert ist – wer es einmal versucht, merkt schnell, dass das gar nicht geht, da ständig irgendeine neue Stelle dazu kommt. Vielmehr sollte man zuerst alles Eintragen was einem einfällt, später dann alles weitere dazu nehmen sobald es auftritt, etwa wenn Werbesendungen eintrudeln etc.

So entsteht eine Übersicht, welche Stellen Daten erfasst haben, seit wann und ob man bereits eine Anfrage gestellt hat.

Anfragen stellen

Erst im zweiten Schritt kommen die Anfragen. Man muss nicht direkt bei jeder Stelle eine Anfrage stellen, es geht auch nicht darum nirgendwo erfasst zu werden – wer aber nach einem halben Jahr in die Liste sieht und feststellt, dass da 50 Stellen drin stehen, wobei man bei manchen seit Ewigkeiten keinen Kontakt mehr hatte, der möchte vielleicht den ein oder anderen Punkt löschen lassen.

Dann stelle man eine Anfrage auf Auskunft und Löschung und vermerkt das in der Liste. Sämtliche anfallende Korrespondenz wird abgeheftet, wobei man hierbei die laufende ID vermerkt, so kann man alles geordnet ablegen und jederzeit wieder raussuchen. Wenn ein Datensatz gelöscht wurde, kann man dies mit einem Häkchen versehen.

Sehr praktische Relevanz bekommt dieses „Verfahrensverzeichnis“, wenn man plötzlich von einem Unternehmen Werbung bekommt, dem man mal untersagt hat, Werbung zuzusenden. Passiert nicht? Weit gefehlt – ich hatte das mit mehreren grossen Unternehmen, die nach etwa 2 Jahren meinten, ich könnte jetzt wieder Werbung erhalten. Mein sauber geführtes Verfahrensverzeichnis ermöglichte aber innerhalb von 5 Minuten, den damaligen Schriftverkehr rauszusuchen und unter Androhung einer Unterlassungsklage die Einstellung der Werbung zu verlangen.

Warum sollte man das tun?

Immer noch hat nicht jeder verstanden, warum es problematisch sein kann, an vielen Stellen zu viele Profile zu haben. Wie schlimm z.B. ist schon ein Kundenaccount bei einer Videothek, wenn man ihn auch seit Jahren nicht mehr nutzt? Das merkt man am Ende erst, wenn man plötzlich was ausgeliehen haben soll, etwa weil der Angestellte sich vertippt oder ein Softwarefehler vorlag. Auch wenn man das sicherlich aufklären kann – den Ärger hat man erstmal. So wie man als Verbraucher bedenken muss, dass der Staat zunehmend Zugriff auf Kundendaten nehmen will. Heute gilt: Man sollte selbst darauf achten, so wenig Daten wie möglich zu offerieren.

Digital oder Print?

Natürlich kann man so ein Verzeichnis auch digital führen – etwa als Excel Tabelle. Mein Rat: Lasst es sein. Die meiste Korrespondenz erfolgt schriftlich, Belege hat man nur schriftlich und einzelne Dateien neigen dazu, irgendwann verloren zu gehen. Druckt es aus, legt alles in einen Ordner oder eine Akte und freut euch, dass es schon brennen muss, damit das mal verloren geht.

4 Gedanken zu „Praxis-Tipp: Eigenes Verfahrensverzeichnis führen“

  1. Solange es um das hier beschriebene eigene „Verfahrensverzeichnis“ geht, also nicht um das Verzeichnis zu dem man als Verarbeitende Stelle gfs. verpflichtet sein kann, dürfte es keine direkten rechtlichen Konsequenzen geben. Da du es nur für dich führst ist es deine Sache.

    Interessant wird es aber, wenn dir jemand steif und fest behauptet, er hätte dir niemals Werbung gesendet oder wenn, dann zu einem anderen Zeitpunkt (etwa vor der Mitteilung, dass man keine Werbung erhalten möchte).

    Dann ist es eine Beweisfrage, ob du originale Unterlagen hast – ich bin dazu übergegangen, nicht nur unerwünschte Werbung abzuheften, sondern sogar den zugehörigen Briefumschlag (auf dem ein Poststempel mit Datum steht). Mir sind inzwischen schon beide Fälle begegnet: Einer hat standfest behauptet er hätte mir niemals was geschickt, ein anderer versuchte zu erzählen, das wäre schon Monate vorher gewesen.

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