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Datenschutz: Einsatz von Leasing-Kopier-Geräten

Moderne Kopiergeräte nutzen Festplatten zur Zwischenspeicherung der kopierten Unterlagen. Die Daten auf diesen Festplatten werden (in der Regel) werkseitig nicht automatisch gelöscht. Das heißt: auf den Festplatten der Kopiergeräte befinden sich die eingescannten Dateien der mit dem Gerät kopierten Unterlagen. Lesen Sie im Folgenden einen 3-Punkte-Maßnahmenkatalog, den Unternehmen zur Sicherung ihrer Daten beachten sollten.

  1. Seien Sie sich bewusst, dass bei der Rückgabe von Leasing-Kopier-Geräten (aber auch bei der Entsorgung von Eigen-Kopier-Geräten) derzeit sensible Unterlagen das Unternehmen verlassen.
  2. Die meisten Kopier-Geräte-Hersteller bieten inzwischen (gegen Aufpreis) unter dem Stichwort „Data-Security-Kit“ einen Datenverschlüsselungsalgorithmus, der die auf der Festplatte verbliebenen Dateien sicher überschreibt.
  3. Kopier-Geräte von Herstellern, die Festplatten zur Zwischenspeicherung der eingescannten Dateien verwenden und keine sichere Datenlöschung sicherstellen können, sollten von ihrer Verwendung ausgeschlossen werden.

Fazit

Meine Empfehlung lautet, gerade bei Leasing-Kopier-Geräten entsprechende „Data-Security-Kits“ nachzurüsten. Ebenfalls erforderlich ist eine datenschutzgerechte Entsorgung von Eigen-Kopier-Geräten, um einen Fremdzugriff auf Unternehmensunterlagen zu verhindern.

Autor:
Rechtsanwalt Dr. Sebastian Kraska, externer Datenschutzbeauftragter

Telefon: 089-1891 7360
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